Verfahrensinformationen zu Amtliche Beglaubigung von Unterschriften, Quelle: amt24.sachsen.de

Mit der amtlichen Beglaubigung wird bestätigt, dass Sie selbst die Unterschrift geleistet haben.

Amtlich beglaubigt werden auch Handzeichen, das heißt aus Buchstaben oder sonstigen Symbolen bestehende Zeichen von Personen, die nicht schreiben können.

Das unterzeichnete Schriftstück muss dabei

• zur Vorlage bei einer Behörde benötigt werden oder
• aufgrund einer Rechtsvorschrift bei einer sonstigen Stelle vorzulegen sein.

Außerdem sind für bestimmte Rechtsgeschäfte besondere Formen der Beglaubigung (zum Beispiel Beglaubigung durch eine Notarin oder einen Notar) erforderlich.

Beglaubigung durch den Notar

Besonderheiten gelten für Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen. Hier wird die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einer Notarin oder einem Notar beglaubigt.

Das Gesetz schreibt häufig für Willenserklärungen oder Erklärungen verfahrensrechtlichen Inhalts die öffentliche Beglaubigung vor. Dazu gehören beispielsweise:

• Erklärung über den Ehenamen nach der Eheschließung. (Diese kann auch das Standesamt beglaubigen, bei dem die Ehe geschlossen wurde.)
• Erklärung über den Geburtsnamen eines Kindes nach Beurkundung der Geburt, wenn die Eltern keinen Ehenamen führen, aber ihnen die Sorge gemeinsam zusteht
• Erklärung über die Ausschlagung einer Erbschaft, soweit sie nicht zur Niederschrift des Nachlassgerichts abgegeben wird
• Anmeldung zum Vereinsregister
• Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister

Hinweis: Die strengste Form der öffentlichen Beglaubigung ist die Beurkundung. Mit dieser wird die Echtheit des Dokumentes, also des Inhalts selbst, bezeugt.

Verfahrensablauf

Unterschriften und Handzeichen sollen von der zuständigen Stelle in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt werden. Deshalb müssen Sie persönlich das entsprechende Schriftstück vorlegen, auf dem Sie die Unterschrift leisten wollen oder auf dem Sie die Unterschrift bereits geleistet haben.

Anhand Ihres Personalausweises oder Reisepasses stellt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Ihre Identität fest. In seiner Gegenwart unterschreiben Sie das Schriftstück oder erkennen die bereits geleistete Unterschrift als Ihre an. Anschließend wird der Beglaubigungsvermerk angebracht.

Der Beglaubigungsvermerk enthält:

• die Bestätigung, dass die Unterschrift echt ist
• die genaue Bezeichnung desjenigen, dessen Unterschrift beglaubigt wird
• die Angabe, ob sich der für die Beglaubigung zuständige Bedienstete Gewissheit über diese Person verschafft hat und ob die Unterschrift in seiner Gegenwart vollzogen oder anerkannt worden ist
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Hinweis, dass die Beglaubigung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist
• Ort und Tag der Beglaubigung
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten
• bei Beglaubigung durch einen Notar: Unterschrift des Notars
• Dienstsiegel

Zur Aufbewahrung bei Gericht

Besonderheiten gelten bei der Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift durch die Notarin oder den Notar, die zur Aufbewahrung beim Gericht bestimmt ist (zum Beispiel im Rahmen der Eintragung in das Handelsregister): Hier muss die Unterschrift in Gegenwart der Notarin oder des Notars geleistet werden. Dies soll in dem Beglaubigungsvermerk festgehalten werden.

Erforderliche Unterlagen

• Personalausweis oder Reisepass
• Schriftstück, auf dem die Unterschrift geleistet werden soll oder auf dem die Unterschrift bereits geleistet wurde

Fristen

keine

Kosten (Gebühren)

• Beglaubigung durch eine Behörde: EUR 5,00 bis EUR 50,00 (für die zweite und jede weitere Beglaubigung Ermäßigung möglich)
• Beglaubigung durch eine Notarin oder einen Notar: 0,2-facher Betrag der so genannten vollen Gebühr (abhängig vom Gegenstandswert) – mindestens EUR 20,00 höchstens EUR 70,00

Rechtsgrundlage

• § 40 Beurkundungsgesetz (BeurkG) – Beglaubigung einer Unterschrift
• § 41 BeurkG – Beglaubigung der Zeichnung einer Firma oder Namensunterschrift
• § 129 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – Öffentliche Beglaubigung
• Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (Gerichts- und Notarkostengesetz – GNotKG), Anlage 1 (zu § 3 Abs. 2) Kostenverzeichnis,
• Nr. 25100 ff. Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse
• § 34 VwVfG-Einzelnorm – Beglaubigung von Unterschriften
• § 1 Beglaubigungsverordnung (BeglV)
• Sächsisches Kostenverzeichnis (SächsKVZ)